Penjelasan Fungsi dan Tugas PPM

adminppm adminppm
Nov 11, 2020 - 08:36 Updated: Feb 21, 2023 - 23:14
17

Tugas Pokok Kepala PPM

Menyusun rencana, membagi tugas, member petunjuk, arahan, dan memulai pelaksanaan kegaiatn penjaminan mutu di lingkungan STIK Muhammadiyah Pontianak berdasarkan ketentuan berlaku.

Wewenang:

  1. Memberi nilai kinerja bawahan
  2. Menolak hasil kerja bawahan yang tidak relevan
  3. Membubuhkan paraf surat keluar STIK Muhammadiyah Pontianak dan dokumen PPM sesuai ketentuan

Tanggung jawab:

  1. Kebenaran dan ketepatan rencana pelaksanaan dan hasil kerja PPM
  2. Keserasian dan keterpaduan hubungan kerja
  3. Kedisiplinan bawahan
  4. Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi
  5. Ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan internal
  6. Melakukan Audit Mutu Internal

Uraian pekerjaan:

  1. Menyusun visi, misi, tujuan dan sasaran PPM sesuai dengan visi, misi, tujuan dan sasaran STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  2. Menyusun Renstra PPM berdasarkan Renstra STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  3. Menyusun rencana operasional, program kerja dan anggaran PPM STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  4. Bertanggung jawab terhadap realisasi program kerja dan melakukan evaluasi serta tindak lanjut hasil evaluasi program kerja PPM STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  5. Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan siklus SPMI, Rapat tinjauan manajemen dan tindak lanjut penerapan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak mencakup Penyusunan dokumen/perencanaan, pelatihan Sistem Penjaminan Mutu, Audit Mutu Internal, dan Pengukuran Kinerja Mutu.
  6. Melaporkan kepada Ketua tentang implementasi dan pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu di lingkungan STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak, berikut hasil pengukuran dan evaluasinya agar upaya tindak lanjut dapat ditentukan dan dilaksanakan pada waktunya;
  7. Menyiapkan materi/hasil AMI untuk diangkat dalam Rapat Tinjauan Manajemen, dan menfollow up kasus Open menjadi Close di tingkat STIK Muhammadiyah Pontianak
  8. Mengembangkan dan mengelola sistem informasi penjaminan mutu STIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  9. Bertanggung jawab terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu diSTIK Muhammadiyah Pontianak Pontianak
  10. Bertanggung jawab atas pelaporan pemetaan SPMI pada kementrian Riset dan teknologi setiap tahunnya
  11. Berkolaborasi bersama unsur pimpinan dan seluruh unit kerja dalam menyusun dokumen-dokumen SPMI seperti  Kebijakan Mutu, Manual mutu, Standar Mutu, dan formulir dan instrumen monitoring evaluasi di seluruh unit kerja dan Audit mutu internal (AMI)
  12. Berkoordinasi dalam pelaksanaan AMI dan rencana tindak lanjut dan Akreditasi program Studi/institusi dan surveillance
  13. Memberikan saran dan usulan startegis bagi pimpinan perguruan tinggi dalam Rapat Tinjauan Manajemen pada kasus-kasus yang dapat merusak sistem secara sistemik
  14. Mendukung terselenggaranya pelaksanaan perguruan tinggi dengan kinerja berbasis Mutu
  15. Mengawal pelaksanaan mutu perguruan tinggi dengan melakukan evaluasi-evaluasi pada semua unit kerja
  16. Mendorong pimpinan agar dapat menerapkan ketegasan dalam memberikan reward dan funisment
  1. Penanggung Jawab SPMI

Tanggung jawab:

Bertanggung jawab kepada kepala PPM dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi. Mengawal ketepatan pencapaian standar mutu institusi dengan audit mutu interna dan sebagai koordinator dalam melakukan Audit Mutu Interna, melaporkan hasil dan menyiapkan materi untuk rapat tinjauan manajemen.

 

Uraian pekerjaan:

  1. Membantu pengurusan administrasi, surat menyurat dan pergarsipan dokumen PPM
  2. Berkoordinasi dengan kepala PPM untuk menjalankan siklus SPMI di STIK Muhammadiyah Pontianak yang terdiri dari Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP).
  3. Membantu dan berkoordinasi dalam penyusunan dokumen SPMI
  4. Menfasilitasi institusi/prodi untuk melakukan sosialisasi dokumen-dokumen mutu dan instrument-instrumen penilaian.
  5. Bersama gugus kendali mutu program studi melakukan identifikasi dan evaluasi SOP dan konsistensi pelaksanaan SOP serta mengawal pelaksanaan standard mutu perguruan tinggi.
  6. Melakukan perencanaan untuk Audit Mutu Internal secara regular dan membuat laporan kegiatan yang akan dilaporkan pada evaluasi rapat tahunan
  7. Melaksanakan sosialisasi-sosialisasi terkait dengan pelaksanaan AMI, dan simulasi penilaian hasil AMI
  8. Melaksanakan open/close kasus dan merekapitulasi serta melaporkan pada rapat tinjauan manajemen
  9. Melakukan dan mengikuti kegiatan-kegiatan pelatihan/ workshop yang menunjang kinerja
  10. Membantu kepala PPM untuk mengupdate dokumen SPMI dan pelaporan pemetaan SPMI
  11. Membuat laporan outcome kegiatan tahunan
  1. Penanggung Jawab SPME

Bertanggung jawab kepada kepala PPM dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, menjaga kerahasiaan Kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi, ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan internal dan sebagai Koordinator dalam melakukan Audit Mutu Eksterna (Akreditasi), melaporkan hasil dan mefasilitasi untuk pelaksanaan surveilance.

  1. Membantu pengurusan administrasi, surat menyurat dan pergarsipan dokumen PPM
  2. Berkoordinasi dengan kepala PPM untuk Menjalankan siklus SPMI di STIK Muhammadiyah Pontianak yang terdiri dari Penetapan, Pelaksanaan, Evaluasi, Pengendalian dan Peningkatan (PPEPP).
  3. Mengupdate dan mensosialisasikan instrument akreditasi
  4. Menfasilitasi institusi/prodi untuk melakukan sosialisasi dokumen-dokumen mutu dan instrument-instrumen penilaian.
  5. Bersama gugus kendali mutu program studi melakukan identifikasi dan evaluasi SOP dan konsistensi pelaksanaan SOP dan mengawal pelaksanaan standar mutu perguruan tinggi
  6. Melakukan perencanaan untuk Pengisian borang Monev/akreditasi setiap tahun secara regular dan membuat laporan kegiatan yang akan dilaporkan pada evaluasi rapat tahunan
  7. Melaksanakan open/close kasus dan merekapitulasi serta melaporkan pada rapat tinjauan manajemen
  8. Melakukan dan mengikuti kegiatan-kegiatan pelatihan/ workshop yang menunjang kinerja
  9. Membantu penyediaan data untuk pengisian borang akreditasi Prodi/Institusi, simulasi penilaian perhitungan akreditasi dan pemetaan SPMI Ristekdikti
  10. Membantu kepala PPM untuk mengupdate dokumen SPMI dan pelaporan pemetaan SPMI
  11. Membuat laporan outcome kegiatan tahunan
  1. Gugus Kendali Mutu Program Studi

Bertanggung jawab kepada kepala PPM dalam melaksanakan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya, menjaga kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi, ketepatan pencapaian standar mutu pengembangan internal dan menfasilitasi prodi dalam melakukan Audit Mutu Eksterna (Akreditasi), melaporkan hasil dan memfasilitasi untuk pelaksanaan surveilance.

Gugus kendali Mutu di Program Studi merupakan perpanjangan prodi yang mengawal sistem mutu di Program studi

      1. Mendampingi Prodi menyusun standar pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat STIK Muhammadiyah Pontianak dan pemetaan kompetensi Prodi.
      2. Mendampingi Prodi menyusun standar mutu akademik dan sasaran mutu akademik.
      3. Mendampingi Prodi menyusun strategi pengembangan kualifikasi dosen dan kompetensi akademik dosen yang meliputi kompetensi profesional, sosial, dan kepribadian.
      4. Mendampingi Prodi menyusun strategi pengembangan proses pembelajaran.
      5. Mengkoordinasikan pengembangan kurikulum serta melakukan evaluasi terhadap Kurikulum Program Studi.
      6. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan pengisian borang akreditasi program studi tiap tahunnya melalui borang monev 9 kriteria dan membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan monev program studi
      7. Merencanakan dan melaksanakan pelatihan-pelatihan untuk pengembangan keunggulan Prodi.
      8. Mewujudkan tingkat layanan yang dapat memuaskan stakeholders.
      9. Melakukan pengarsipan dokumen di setiap prodi
      10. Membuat laporan outcome kegiatan tahunan

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Kegiatan SPMI di STIK Muhamamdiyah Pontianak

Kebijakan implementasi SPMI SIK Muhamamdiyah berasarkan SK nomor 14/KEP/II.I.AU/F/2020. STIK Muhamamdiyah Pontianak memiliki kebijakan mutu, manual mutu, standar mutu, formulir mutu/SOP. Standar mutu terdiri dari 31 standar, yang terdiri dari 24 standar yang sesuai dengan SN Dikti dan 7 standar tambahan yang mengakomodir dari SPMI PTMA Indonesia sesuai dengan SK Majelis Diktilitbang PP Muhamamdiyah nomor. 0260/KEP/I.3/D/2019 tentang pedoman SPMI PTMA 4.0. Pelaksanaan SPMI sesuai dengan siklus SPMI yaitu PPEPP. Pelaksanaan AMI dilaksanakan setahun sekali setiap bulan Juli tiap tahunnya, dan Monitoring evaluasi dilaksanakan 6 bulan sekali oleh masing audite di fasilitasi oleh PPM.

 

 

Evaluasi-evaluasi yang dilakukan Pusat Penjaminan Mutu

Beberapa evaluasi yang dilakukan oleh Pusat Penjaminan Mutu antara lain adalah:

  1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran STIK Muhammadiyah
  1. Pemahaman visi misi oleh dosen dan tenaga kependidikan
  2. Pemahaman visi dan misi mahasiswa/Mahasiswa program studi Diploma
  3. Pemahaman visi dan misi mahasiswa/Mahasiswa program studi Sarjana
  1. Visi, Misi, Tujuan dan Sasaran Program Studi
    1. Pemahaman visi dan misi mahasiswa/Mahasiswa program studi Diploma
    2.  Pemahaman visi dan misi mahasiswa/Mahasiswa program studi Sarjana
  2. Tata Pamong, Tata Kelola dan Kerjasama

Oleh Dosen dan tenaga Kependidikan

    1. Evaluasi kepuasan layanan pimpinan oleh dosen
    2. Evaluasi kepuasan layanan Administrasi oleh tenaga Kependidikan
    3. Evaluasi kepuasan layanan Sarana dan prasarana (Perpustakaan, IT, Laboratorium, Ruangan kerja, program kerjasama, keuangan, pendidikan, penelitian, PKM dll)
    4. Evaluasi pimpinan terhadap kinerja dosen dan staf
    5. Evaluasi antara rekan sejawat
    6. Evaluasi kepuasan program kerja sama
    7. Evaluasi kepuasan stake holder oleh lulusan
  2. Mahasiswa
    1. Kepuasan mahasiswa terhadap dosen
    2. Kepuasan mahasiswa terhadap tenaga kependidikan
    3. Kepuasan mahasiswa terhadap sarpras
    4. Kepuasan terhadap layanan Administrasi
    5. Kepuasan terhadap layanan Perpustakaan
    6. Kepuasan terhadap layanan IT dan sarpras lainnya
    7. Evaluasi tracer study

 

 

Isu-Isu Strategis terkait dengan PPM

Berdasarkan hasil analisis evaluasi diri, dan mengacu pada isu – isu strategis pada bidang penjaminan mutu STIKM Pontianak dalam lima tahun ke depan yaitu:

  1. Fokusnya pemerintah dalam meningkatkan sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi baik dari Ristekdikti maupun PTMA
  2. Seruan untuk melaksanakan sistem penjaminan mutu di perguruan tinggi Muhammadiyah di Indonesia dari Majelis Litbang Dikti
  3. Pelaksanaan Akreditasi untuk program Studi Diploma III, S1 Keperawatan dan Akreditasi institusi
  4. Peningkatan score akreditasi Studi Diploma III, S1 Keperawatan dan Akreditasi institusi
  5. Pelaksanaan Audit Mutu internal (AMI) dan ISO di STIK Muhammadiyah Pontianak
  6. Peningkatan kapasitas dosen sebagai tenaga Auditor dan asessor
  7. Membudayakan budaya kinerja berbasis mutu
  8. Mengembangkan SPMI berbasis IT
  9. Mengembangkan system informasi dengan mempertimbangkan kebutuhan institusi dan akreditasi dengan website terpadu.